Hvordan kan vi få flere og sikrere arrangementer? Jo, ved å gjøre det enklere å være arrangør. I dag er det dessverre altfor tungvint.
Arrangementer styrker den lokale identiteten. De binder folk sammen og får hjertene til å banke litt ekstra for lokalsamfunnet. Dessverre er det slik at mange av dem som ønsker å arrangere gir opp i møte med byråkratiet. Jeg er overbevist om at kommunene har mye å vinne på å tilrettelegge for arrangørene gjennom å ta dem imot på en positiv måte og avbyråkratisere søknadsprosessen.
Barn i Rambølls temporære park. Foto: Torbjørn Buvarp
Et hav av offentlige aktører
Alle som skal arrangere i dag har et hav av offentlige aktører de må forholde seg til: Offentlig eller privat grunneier, politi, brannvesen, mattilsyn, kommunelege, bydrift, parkeringsetat, beredskapsansvarlig i kommunen og kommunal myndighet for skjenkebevilling. Jeg er enig i at alle på denne listen er viktig, og nettopp derfor er det nødvendig å se på hvordan man kan tilrettelegge slik at det blir gjennomførbart for flere å lage et arrangement.
Må samarbeide mer
Noe av det som gjør det så vanskelig i dag er at alle disse offentlige aktørene opererer isolert. I mangel av et felles verktøy må de operere hver for seg uten oversikt over det totale bildet på arrangementet.
Et skrekkeksempel på hvordan dette kan utarte seg er når brannvesenet sier det ikke er lov å ha tak over grillen fordi det kan begynne å brenne, samtidig som Mattilsynet påkrever tak over grillen grunnet hygiene.
Vi må heie på arrangørene
Se for deg en entusiastisk og sprudlende vennegjeng som har bestemt seg for å lage festival. De står på og jobber iherdig med planleggingen, men når de endelig skal sette det hele ut i livet møter de et byråkratisk system som dreper all entusiasmen.
Tenk om man heller hadde hatt et interessekontor, et slags ja-kontor, som heier på arrangøren?
- Arrangørhjelp.
Se for deg at denne gjengen i stedet kunne kommet til en kommune der det meste er tilrettelagt, avbyråkratisert og enkelt, og at de blir møtt med et «hurra, så bra at dere vil lage et arrangement». Det kan det bli mange arrangementer av.
Hvilken versjon kjenner du igjen fra din kommune? Har dere spurt arrangørene?
Et datasystem som kan bidra
Det finnes et event-system som kan bidra til å gjøre det enklere å arrangere. Det heter CIM event og ivaretar arrangørens og det offentliges helhetsperspektiv, slik at det blir overkommelig å forholde seg til byråkratiet. Her kan arrangøren og kommunen administrere alle de offentlige søknadene i ett system.
Det gjør at arrangøren slipper å legge inn all infoen flere ganger, og får oversikt over hvor man er i prosessen hos de ulike offentlige aktørene. Alle relevante søknadsskjemaer er samlet på ett sted, og kan tilpasses lokale vedtak og retningslinjer for det enkelte byrom.
Systemet tilfredsstiller norske krav til offentlig arkivering og digitale brannmur. Ettersom alt foregår digitalt kan man bruke det når og hvor som helst. Det er jo gjerne på fritiden de fleste arrangørene jobber.
- CIM event: I dette systemet kan arrangøren administrere sine meldinger og søknader til de offentlige aktørene.
Nesten for godt til å være sant
Om alt tilrettelegges gjennom et slikt system blir det ikke bare enklere for arrangører, men også det offentlige, som igjen kan bruke mindre ressurser på koordinering av arrangementer.
CIM er nesten for godt til å være sant, så jeg anbefaler virkelig alle å prøve systemet for å forstå hvor nyttig det faktisk kan være.
